MUKADIMAH
P/S Daripada beberapa kajian persenidirian terhadap topik berikut, didapati tiada topik berkenaan yang dibincangkan oleh masyarakat kita secara didokumenkan dan dipaparkan didalam talian. Oleh yang demikian, saya terpaksa melayari maklumat-maklumat dari sumber luar dari Malaysia sebagai bahan bacaan saya.
Penganjuran sesuatu ekspo bukanlah suatu perkara yang mudah dan memerlukan pelbagai perancangan dan perlaksanaan yang teliti memandangkan tanggungjawab yang besar dipikul dibahu pihak penganjuran. Dalam konteks Agensi kerajaan, apabila sesuatu ekspo atau carnival atau apapun yang seangkatan dengannya ingin dilaksanakan, pihak ‘event manager’ akan dilantik bagi menguruskan Ekspo tersebut. Ini bermakna Pihak Event Manager adalah juga sebagai Event Coordinator bagi sesuatu ekspo itu. Dengan erti kata lain, apabila agensi tersebut ingin menganjurkan sesuatu ekspo, maka agensi tersebut adalah pihak penganjur manakala event manager tersebut adalah Event Coordinator.
Sebelum saya meneruskan pencerabihan saya ini, maka sukalah saya mengingatkan pembaca bahawa artikel ini adalah karangan saya sendiri membawakan pendapat peribadi saya, memandangkan didunia nyata, penganjuran sesuatu program pelbagai kekangan yang berbeza-beza. Ini adalah kerana penilaian kebaikan sesuatu penganjuran adalah terletak pada 3 sudut iaitu dari perspektif penganjur, koordinator, peniaga dan pengunjung sesuatu ekspo.
Saya akan cuba berlaku adil terhadap dari perspektif mana saya wakili dan mohon pembaca artikel ini untuk memberikan maklumbalas sebaiknya untuk dibincangkan secara ilmiah.
Konflik Antara Penganjur dan Event Manager.
Kenapa saya sebutkan konflik adalah kerana wujud satu perkara yang “mungkin” berlaku, atau tidak didalam satu scenario penganjuran sesuatu ekspo. Namunbegitu, akibat daripada saya ingin mewujudkan satu senarai maka saya sertakan juga.
1. Pihak penganjur selaku pihak event coordinator.
2. Pihak penganjur selaku penganjur dan berkuasa memilih event coordinator sendiri.
3. Pihak penanjur selaku penganjur tetapi tidak berkuasa memilih event coordinator sendiri.
1. Pihak Penganjur selaku pihak event coordinator.
Sesetengah agensi memang dari kategori yang selalu turun padang untuk bersama masyarakat kerana bidang tugas agensi tersebut untuk berhubung dan menyampaikan maklumat secara terus dengan masyarakat. Sebagai contoh Agensi Pendidikan Tinggi. Agensi sebegini perlu selalu turun padang dan bersama pelajar-pelajar peringkat sekunder dan menyebarkan maklumat mengenai institusi-institusi pengajian tinggi, dan hal-hal lain.
Namunbegitu, dikatakan sekiranya agensi tersebut sendiri yang merancangkan program seperti ekspo dan lain-lain, dikhuatiri agensi tersebut akan menjadi kurang effisien akibat daripada kekurangan pengalaman dan menganggu tugas hakiki sesuatu agensi tersebut.
2. Pihak Penganjur berkuasa memilih Event Coodinator sendiri.
Sekiranya pihak penganjur mempunyai kuasa untuk memilih program coordinator nya sendiri, pada saya adalah lebih baik kerana pihak penganjur dapat mengenalpasti usahawan-usahawan tempatan yang dapat membantu menjayakan sesuati program tersebut. Namunbegitu, kekhuatiran berlakunya ketidakadilan dalam memilih program coordinator ini tetap wujud.
3. Penganjur tidak mempunyai kuasa untuk memilih Programme Coordinator
Sesetengah agensi, tidak berupaya memilih programme coordinator mereka sendiri akibat daripada ianya telah di putuskan di peringkat ibu pejabat. Oleh yang demikian, Coordinator yang telah dipilih akan menguruskan program tersebut bagi pihak agensi yang menganjurkan.
Kelebihan dan kekurangan secara umum.
1. Sekiranya agensi berkuasa menganjurkan program maka agensi tersebut boleh mempelajari trial dan error sehingga mempunyai pengalaman yang baik untuk menjamin kejayaan.
2. Agensi berupaya menjadikan program sebagai satu bentuk diversion terhadap tugas-tugas hakiki yang sedia ada dan ini boleh meningkatkan tahap motivasi pekerja.
3. Sekiranya agensi boleh memilih dan melantik mana-mana coordinator yang sesuai, agensi tersebut boleh memilih pembekal dengan harga terbaik, untuk menggunakan peruntukan yang diberi oleh ibupejabat untuk kegunaan yang lain.
4. Agensi yang boleh memilih juga lebih mempunyai kebebasan dalam mewujudkan kelainan dan boleh menggunakan gabungan pelbagai variasi dekorasi program dari pembekal yang berbeza.
5. Agensi yang boleh memilih juga boleh menilai kebaikan dan keburukan pembekal / coordinator yang dipilih selepas program dan memberikan maklumbalas yang sesuai untuk membantu meningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan oleh mereka.
6. Agensi yang tidak mempunyai kuasa untuk memilih Koordinator, selalunya dikenakan harga yang lebih mahal daripada yang boleh diberikan oleh pembekal berdekatan akibat daripada kos pengangkutan dan lain-lain sedangkan event coordinator sebegini sepatutnya boleh memberikan harga yang jauh lebih rendah akibat daripada skala bidangan yang dimiliki oleh mereka.
7. Koordinator tidak terpilih ini selalunya lebih cenderung menjaga reputasi mereka di mata VVIP yang dijemput berbanding motivasi mereka untuk memberikan yang terbaik yang menguntungkan peniaga yang menyewa tapak program.
Daripada data diatas dapat diperhatikan beberapa pro dan kontra yang wujud. antara 3 perspektif dan pilihan yang wujud. Mohon juga pembaca memberikan pandangan mereka didalam hal-hal ini.
Tanggungjawab Pihak Penganjur.
1. Memastikan lokasi yang dipilih menguntungkan peniaga seperti :-
a. Lokasi yang sesuai
b. Lokasi yang sesuai
c. Lokasi yang sesuai
Terpaksa ULANG 3 KALI memandangkan ini masalah utama penganjuran mana-mana program/ekspo/carnival etc.
d. Mempunyai kemudahan prasarana yang mencukupi dan selesa kepada pengunjung seperti tempat meletakkan kenderaan, tandas yang MESRA PENGGUNA, SURAU yang selesa.
2. Memastikan Koordinator melaksanakan satu checklist yang sentiasa dikemaskini perkembangannya dan dipantau oleh pihak penganjur.
3. Memastikan Koordinator melaksanakan semua perkara mengikut yang telah dipersetujui, penganjur atau koordinator dan dilaksanakan mengikut satu carta Gantt.
4. Sentiasa turun padang dan melihat sendiri perkembangan persediaan sesuatu penganjuran, sehinggalah tamat penganjuran tersebut.
5. Membantu penganjur dalam mencari peserta program, dan melaksanakan sendiri aktiviti-aktiviti yang dipersetujui didalam sesuatu program, dan membantu menyebarkan maklumat dan promosi sesuatu program.
Tanggungjawab Pihak Koordinator.
1. Mencari dan mendapatkan pengunjung sasaran didalam pasaran.
2. Mendapatkan maklumat secukupnya dari pihak penganjur agar dapat melaksanakan sesuatu program itu dengan jayanya.
3. Menggunakan carta Gantt atau perisian yang sesuai untuk memastikan terdapatnya satu garismasa yang dapat dijadikan rujukan dari masa ke semasa.
Tanggungjawab dan bidang tugas Koordinator program.
1. Bertanggungjawab untuk membuat perancangan yang sesuai dan menetapkan semua kriteria yang diperlukan seperti Kos, carta masa, mencari pembekal, mencadangkan dan mendapatkan lokasi yang sesuai dan ahli-ahli yang akan berurusan secara terus dengannya.
2. Bertanggungjawab menjawab segala soalan yang ditimbulkan oleh pelanggan dan memastikan semua aktiviti didalam program dapat dijalankan tanpa masalah.
3. Menguruskan hal-hal mengenai keselamatan, seperti insuran, kebenaran, dan hal-hal yang berkaitan untuk pelanggannya. (pihak penganjur dan peserta)
4. Bertanggungjawab mendapatkan khidmat perunding yang sesuai agar mendapatkan susunan, paparan, kekemasan, kebersihan, kecantikan dan perkara yang berkaitan dengan hiasan yang sesuai agar program dilaksanakan dengan berseri-seri.
5. Menguruskan khidmat-khidmat yang lain seperti mendapatkan khidmat penyediaan makanan yang sesuai, dekorasi hiasan dan pencahayaan.
6. Bertanggungjawab menyediakan susunan kekemasan bilik menunggu ataupun ruang menunggu sekiranya terdapat mana-mana VIP yang hadir ke majlis tersebut.
7. Melantik seseorang yang dapat memperkenalkan setiap pemamer dan pelanggan mengenai produk dan khidmat yang ditawarkan sepanjang program berlansung.
8. Bertanggujawab dalam mempromosikan dan menggunakan segala kemampuan dan kebolehan dirinya untuk memastikan kerja-kerja mempromosikan program berada pada tahap optimum.
9. Melaksanakan pengedaran borang maklumbalas dan borang penilaian dari penganjur dan peserta serta pengunjung mengenai kepuasan mereka dan mendapatkan response mereka.
10. Memastikan setiap mereka yang bertugas mendapat bayaran atas khidmat mereka sejurus selepas program ditamatkan.
Terdapat banyak lagi yang saya boleh cari, tapi saya cukupkan setakat ini sahaja memandangkan hanya perkara yang sama berulang di web yang berbeza. Oleh yang demikian, daripada maklumat diberikan diatas, kita dapat melihat akan ketidaksinambungan bidang tugas Pihak penganjur dan pihak koordinator program. Mungkin Koordinator program diluar negara lebih berkualiti dan bertanggungjawab kerana nampaknya seakan memberikan khidmat bernilai tambah berbanding ‘event manager and coordinator’ di Malaysia.
Atau adakah pihak penganjur dan koordinator di Malaysia akan bersikap lebih “gentlemen” seperti pemegang-pemegang tanggungjawab seperti di Jepun.
Namunbegitu, saya akan kekalkan perbincangan terhadap penyenaraian bidang tugas dan tanggungjawab sahaja.
Tanggungjawab Peserta Program / Penyewa Tapak Pemamer atau Penjual.
Sebagai peserta mana-mana Ekspo / program / Karnival, peserta ekspo, peserta / peniaga juga mempunyai tanggungjawab mereka. Kemampuan untuk menjalankan tanggungjawab ini dengan pantas akan membantu dalam pembuatan keputusan samada untuk menyertai sesuatu ekspo ataupun tidak. Berikut adalah diantara tanggungjawab tersebut.
1. Menyemak profil dan latarbelakang penganjur.
Sekiranya ekspo yang ingin disertai tersebut adalah anjuran mana-mana agensi mahupun swasta, penganjur boleh mendapatkan maklumat mengenai koordinator majlis yang digunakan, dan tanyakan pengalaman, maklumbalas sebelum ini, lokasi2 penganjuran sebelum ini dan lain-lain.
2. Melihat lokasi perniagaan lebih awal atau membuat tinjauan untuk membuat keputusan.
Dalam satu artikel di internet yang saya baca, dikatakan bahawa jangan menyertai ekspo di lokasi yang baru kerana risiko kehadiran pengunjungnya masih belum diuji. Ini boleh memastikan setiap penyertaan itu berbaloi dan sesuai dengan objektif penyertaan itu sendiri samada untuk menjual atau sebagai usaha untuk memperkenalkan produk pada umum. Dengan melawati tapak ekspo dengan lebih awal, pengunjung boleh membuat anggaran samada ekspo yang bakal dianjurkan tersebut bakal mendapat sambutan ataupun tidak.
3. Mendapatkan maklumat melalui internet, atau mana-mana sumber mengenai kejayaan ekspo di sesuatu lokasi.
Dimasakini, terdapat terlalu ramai blogger yang berfungsi sebagai medium promosi ataupun agen pemasaran tidak rasmi. Ini adalah kerana, mereka mungkin akan membuat satu ‘entri’ mengenai tempat yang mereka kunjungi dan lain-lain. Oleh yang demikian, untuk mendapatkan maklumat sesuatu ekspo di mana-mana lokasi, pastikan anda cuba mendapatkan maklumat mengenai ekspo di lokasi tersebut melalui internet.
Bakal peserta juga boleh mendapatkan maklumat yang sesuai melalui proses bertanya kepada orang disekitar kawasan ekspo dijalankan. Ini boleh dilakukan sewaktu membuat tinjauan ke lokasi berkenaan.
HAL-HAL LAIN.
Perlu saya tambah disini antara faktor-faktor yang boleh mempengaruhi sesuatu ekspo yang kadangkala diluar kemampuan program koordinator untuk mengawalnya.
1. Perhatikan musim yang sesuai, di negara luar, peserta ekspo akan membuat kajian sehinggakan mereka merujuk kepada khidmat kaji cuaca untuk memberikan data saintifik mengenai keadaan cuaca sewaktu program dilaksanakan.
2. Kehadiran VIP yang mungkin akan mempengaruhi kehadiran “pegawai” yang perlu hadir atas sebab protocol kerja mereka.
3. Kehadiran ikon-ikon masyarakat sekular. Kini di Malaysia, dipengaruhi Barat amat bergantung dengan artis-artis sebagai ikon masyarakat. Oleh yang demikian, bertanya kepada pihak penganjur siapakah artis yang dijemput sepanjang program berlangsung.
4. Dapatkan jadual lengkap mengenai aktiviti-aktiviti yang dilangsungkan mengiringi sesi jualan sesuatu ekspo, kerana aktiviti-aktiviti ini boleh mempengaruhi pengunjung, namunbegitu, pastikan samada aktiviti tersebut mempu menarik kumpulan sasaran ke lokasi pameran anda.
5. Lihat agensi-agensi lain yang menyertai program sekiranya ianya dianjurkan bersama. Sebagai contoh, sekiranya agensi perladangan bergabung dengan agensi pertanian, maka kumpulan sasaran kedua-dua agensi mungkin akan hadir dan ini akan meningkatkan jumlah penerima maklumat kewujudan anda
6. Perhatikan tahap motivasi penganjur samada lebih cenderung untuk membantu usahawan atau pemamer atau lebih cenderung untuk mendapat pujian daripada menteri-menteri sebagai peluang kenaikan pengkat mereka. Ini boleh diperhatikan melalui kos penganjuran. Samada pihak penganjur lebih banyak menggunakan bajet mereka untuk melaksanakan majlis perasmian gilang-gemilang dengan gimik dan persembahan yang pelbagai, atau menggunakan bajet untuk membuat perasmian sederhana dan menggunakan bajet lebihan untuk mengurangkan kos penyertaan dan kerja-kerja mempromosikan program.
Suka saya ingatkan disini, bahawa menyertai sesuatu ekspo bukanlah satu pelaburan yang biasa, sekiranya berjaya, pemamer atau penjual bukan sahaja boleh meningkatkan kesedaran pengguna terhadap produk mereka, tetapi sebagai peluang untuk melakukan perasmian produk, peluang untuk membuat promosi melalui pengedaran flyers dan lain-lain. Oleh yang demikian, saya kira adalah menjadi tanggungjawab peserta sendiri untuk membuat kajian mengenai sesuatu ekspo yang bakal disertai atau ingin disertai.
AKHIR KATA, perlu saya ingatkan sekali lagi bahawa ini adalah catatan peribadi saya yang tidak mewakili mana-mana agensi. Semoga catatan ini mendapat maklumbalas agar catatan ini boleh diperbaiki dan dihantarkan kepada mana-mana penganjuran selepas ini. Terima kasih.
